A pandemia causada pelo novo coronavírus, o Sars-CoV-2, pegou o mundo de surpresa. Diante da Covid-19, todos foram obrigados a se adaptar a uma nova rotina, que exigiu mudanças de hábitos e implica em cuidados redobrados relacionados à higiene pessoal e à saúde pública.

Ao lado das demais instituições de saúde, os laboratórios de análises clínicas estão no epicentro da pandemia, e tiveram de se adaptar à realidade temporária imposta por ela. Abaixo, listamos alguns pontos cruciais que, quando aplicados, ajudam a minimizar os impactos negativos deste período atípico.

Rotina do laboratório: organização e planejamento estratégico

Do horário de funcionamento à escala de trabalho dos colaboradores, é muito importante que se faça um planejamento estratégico para estabelecer a nova rotina do laboratório. Este planejamento deve ser baseado em projeções realistas: qual a capacidade do laboratório? Quantos pacientes podem ser atendidos sem que haja aglomeração? O que é necessário fazer para que pacientes crônicos ou portadores de coronavírus, por exemplo, tenham prioridade no atendimento? 

Os pacientes devem ser o centro das atenções. Todas as decisões devem ser comunicadas a eles, que contam com as instruções dadas pelos profissionais de saúde. Lembre-se sempre de que, diante do que está acontecendo, estes profissionais são as autoridades às quais as pessoas recorrem para ter acesso a informações confiáveis e atualizadas. Tenha paciência e mantenha um canal de comunicação aberto com os pacientes e familiares.

Certifique-se de que a equipe esteja alinhada

Tão importante quanto manter uma comunicação efetiva com os pacientes é deixar os colaboradores sempre a par das diretrizes estabelecidas pela gestão do laboratório. 

A equipe precisa estar em sintonia com a nova rotina, saber orientar pacientes, entender os processos e se sentir devidamente preparada para enfrentar os desafios que a situação atual impõe. 

De nada adianta estabelecer parâmetros para a gestão e os pacientes e deixar a equipe de fora. As atualizações sobre a pandemia são diárias e constantes, e os laboratórios precisam se adaptar conforme a banda toca – e os colaboradores precisam participar da orquestra. 

Gestão administrativa e financeira: um fator fundamental

É fundamental que a gestão administrativa e financeira do laboratório não seja deixada de lado. 

Elabore um fluxo de caixa futuro com previsão preferencialmente até o final do ano. É importante ser realista com as previsões de recebimento, levando em conta a possível baixa de faturamento. Com o fluxo de caixa montado, é possível emitir relatórios semanalmente, com todos os valores a pagar e a receber. Isto possibilita identificar os períodos nos quais o caixa poderá ficar negativo, o que permite ajustar as melhores datas de vencimentos das despesas ou dos custos, além de identificar se será necessário algum aporte ou financiamento futuro. 

Desta forma, os gestores conseguem identificar previamente eventuais problemas de caixa,  e podem planejar todas as ações necessárias para evitar grandes prejuízos.

Mantenha a gestão dos processos no topo da lista de prioridades – muito importante para o funcionamento do laboratório, ela é um dos principais fatores para que qualquer empresa funcione bem durante uma crise como a de agora!

O que esperar quando a pandemia acabar?

Traçar um cenário futuro nunca é fácil, especialmente quando a realidade atual muda de um dia para o outro. 

O que se sabe é que, de acordo com a Associação Brasileira de Medicina Diagnóstica (Abramed), as clínicas de diagnóstico por imagem registraram uma queda de cerca de 70% no movimento. Nos laboratórios, este percentual é de aproximadamente 60%.

Como se levantar, portanto, de uma crise sem precedentes cujo fim não tem previsão? 

É uma pergunta que prevê várias possibilidades de resposta. Não há como controlar os próximos passos, visto que eles dependem das flutuações das conjunturas econômica, política e social, mas há maneiras de se preparar para o futuro – e a melhor delas é traçar um plano de ação.

Faça um mapeamento de todas as atividades rotineiras do laboratório, elenque os responsáveis por elas e as ordene de acordo com a prioridade. Retome, aos poucos, o que for possível, sem dar passos maiores que as pernas. 

Após uma pandemia como a que se vive atualmente, o mundo não será mais o mesmo. Isso significa que deverá haver, por parte da gestão laboratorial, uma busca constante por novas maneiras de se comunicar e atender os pacientes. A experiência do cliente de modo geral já ganhou – e continuará ganhando – cada vez mais destaque.

A tecnologia como aliada da gestão

Lembre-se de que o cenário exige calma e serenidade, e que não há um manual universal de gestão de crise – cada gestor deve estabelecer o que cabe para o seu laboratório de acordo com as particularidades da empresa.

Neste momento, a tecnologia pode funcionar como uma importante aliada. Ao adotar um sistema de gestão laboratorial, você economiza tempo e recursos, otimiza processos, consegue fazer a gestão completa da empresa em um só lugar, controla de maneira eficiente coletas e triagens e é capaz de gerenciar dados de maneira segura e assertiva. 

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