Organizar uma soroteca é fundamental para garantir a eficiência dos processos, facilitar o resgate das amostras quando necessário e promover a segurança dos dados laboratoriais do paciente. Esse pode ser um fator decisivo no momento de montar um laboratório.

Mas muitos gestores ainda encontram adversidades para gerenciar a soroteca de acordo com a rotina. Por isso, estão à procura de ferramentas organizacionais e informatizadas que aperfeiçoem a atividade e gerem níveis de excelência aos serviços de laboratório.

Para tanto, é preciso contar com processos eficientes e adequados, infraestrutura correta e recursos humanos em quantidade suficiente. Quer saber mais sobre como organizar e manter uma soroteca? Então, não perca as dicas que daremos a seguir!

O que é uma soroteca, afinal?

Trata-se de um armazenamento de amostras biológicas, podendo ser sangue, líquor, esfregaço e peças anatomopatológicas coletadas previamente dos pacientes, que estão aguardando a finalização dos resultados ou foram armazenadas para pesquisas futuras.

Para facilitar a organização da soroteca, os tubos de amostras biológicas devem ser identificados desde o local da coleta. Assim, o setor técnico vai avaliar quais amostras necessitarão de congelamento.

Quando os tubos de coleta são encaminhados ao setor de análise, os técnicos devem armazená-los conforme a extemporaneidade da amostra, o tempo para obter o resultado ou os critérios internamente estabelecidos.

Para tanto, eles podem guardá-los em pequenas grades denominadas “rack” ou equipamentos que mantenham a homogeneização contínua, entre outras situações. Nesse momento, é preciso cuidado para organizar as amostras em análise.

Como organizar uma soroteca?

Determine atribuições conforme o tipo da amostra

Além das amostras que serão utilizadas para análise, existem aquelas que estão em regime de “quarentena”, pois podem ser requeridas caso o resultado do exame tenha notificação compulsória, seja inconclusivo ou apresente valores absurdos. Esses tubos devem ser guardados por tempo determinado, por exemplo.

Existem amostras que devem ser mantidas por diferentes períodos, para avaliações futuras, monitoramento dos parâmetros laboratoriais e acompanhamento das doenças crônicas nos pacientes.

Depois desse primeiro parecer, é fundamental atribuir responsabilidades aos técnicos de acordo com a demanda pela liberação do exame. Também é preciso considerar qual análise será detalhada a partir dos equipamentos existentes no laboratório ou aquelas que vão exigir mais atenção e uma separação diária das amostras.

Adote funcionalidades padronizadas

A maioria dos laboratórios de análises clínicas utiliza funcionalidades padronizadas segundo a finalidade da amostra. Em geral, elas podem ser divididas em: armazenamento, pesquisa e expurgo.

Na etapa de armazenamento, os tubos de coleta ficam dispostos em racks com capacidade limitada para poucas unidades ou grades e prateleiras dentro do laboratório. Nesses casos, é importante ressaltar que os armários devem ser instalados em locais de fácil acesso e resgate das amostras.

A fase da pesquisa corresponde quando as amostras são avaliadas em equipamentos específicos. Nessa situação, elas devem estar em condições viáveis para análise, com viscosidade adequada, faixa de temperatura aceitável e o uso de reagentes apropriados, entre outras variáveis.

A etapa de expurgo corresponde ao processo em que as amostras podem ser descartadas, uma vez que já foram feitas as medições laboratoriais necessárias e os resultados são satisfatórios.

Sendo assim, todo espaço deve ser organizado para separar os resíduos biológicos dos potencialmente infectantes. Esse cuidado é necessário para não causar riscos à saúde dos técnicos de laboratório que manipulam as amostras.

Utilize software específico para esta finalidade

Diante de tantas amostras, das especificidades de armazenamento e das condições para executar os procedimentos, torna-se imprescindível elaborar estratégias que otimizem essa rotina. A princípio, é interessante catalogar as amostras biológicas provenientes do posto de coleta, considerando os exames que serão realizados.

Além disso, devem ser levados em conta itens como data, hora e nome completo do paciente. A partir de tais informações, o funcionário pode atribuí-las às próximas etapas que serão executadas nas amostras, o que facilitará significativamente a forma de armazenamento e o resgate dos tubos.

Dessa forma, amostras que requerem análises imediatas serão identificadas com cores diferentes e guardadas em local distintos daquelas que estão com prazo de validade próximo da expiração.

A implantação de um software de gestão de soroteca garante um rápido acesso a informações como grade, local de armazenamento, contentor de grade e posição da amostra. Esses dados podem ser consultados por código de barras, o que garante a rastreabilidade e proporciona mais agilidade à localização da amostra.

Os recursos do sistema incluem controles que validam se a amostra está pronta antes de ser armazenada e/ou já foi armazenada em outra grade. Isso agrega confiabilidade ao processo de controle do descarte de amostra e valida o tempo mínimo de armazenamento, evitando que sejam desprezadas antes do prazo e aumentando a segurança no processo

A soroteca informatizada proporciona um maior controle do fluxo de exames, a verificação do histórico dos pacientes e a possibilidade de manter um back-up do material colhido pelos técnicos no posto. Assim, é possível evitar novas perfurações no paciente para coletar mais amostras.

Quais são os benefícios de uma soroteca informatizada?

Em tempos de inovação contínua dos serviços em saúde, os recursos de informatização são grandes aliados da assistência clínica. Isso porque, além de organizarem os dados em plataformas digitais, tais ferramentas diminuem os custos relacionados à impressão de documentos.

Também vale ressaltar que os dados do sistema são protegidos contra malwares e acionados apenas por senha. Assim, não há a disseminação de resultados dos exames a outras pessoas.

O investimento nas plataformas informatizadas pode ser um desafio para a pequena empresa, porém as vantagens clínicas e econômicas são percebidas em curto, médio e longo prazo. Além disso, o sistema é fundamental à gestão da instituição e pré-requisito para a acreditação laboratorial, conforme estabelecido pela Sociedade Brasileira de Análises Clínicas.

Como manter a organização da soroteca?

Uma vez que os gestores já estejam utilizando corretamente a soroteca informatizada, é interessante trabalhar com indicadores de qualidade e desempenho dessas atividades. Para tanto, recomenda-se promover um treinamento contínuo relacionado às questões de biossegurança.

Isso porque o cadastro dos pacientes e a alimentação do sistema dependerão da eficiência e da atenção dos colaboradores, o que pode comprometer o processo se todos os procedimentos não estiverem padronizados.

É fundamental elaborar estratégias para prevenir erros durante o cadastro, o armazenamento e a execução das análises laboratoriais. Esse cuidado permitirá a criação de uma cultura de responsabilidade coletiva frente aos problemas identificados.

Organizar e manter uma soroteca são desafios diários dentro do laboratório de análises clínicas, pois é preciso criar mecanismos que sejam eficientes, padronizados e de fácil entendimento aos trabalhadores. Todavia, a inserção das plataformas informatizadas veio para melhorar a organização, facilitar a busca pelas amostras biológicas e diminuir as chances de erros em todas as etapas.

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